Fiere internazionali - istruzioni per l'uso

Con l’inizio dell’anno riprende per le aziende la programmazione o, per quelle che le hanno già programmate l’organizzazione, della partecipazione alle fiere di settore.

Un momento cruciale nella vita aziendale, che porta via grandi risorse, sia economiche che di tempo e persone ma che, se ben affrontato può avere un importante ritorno.

Dopo un periodo di crisi post-pandemico, quando sembrava che ormai tutto potesse svolgersi da remoto, le fiere hanno ritrovato nuovo slancio proprio, diremmo, come risposta al forzato isolamento che ne aveva bloccato lo svolgimento.

L’incontro dal vivo con il cliente resta un momento importante della relazione, che aiuta quella conoscenza che consente di risolvere con maggior facilità anche eventuali criticità o problematiche che potrebbero sorgere nel rapporto commerciale. Al potenziale cliente, la presenza di un’azienda o di un brand in una manifestazione fieristica serve invece per rendersi conto della realtà di quell’azienda, di valutarla, di conoscerne le persone, oltre che il prodotto.

La partecipazione ad una fiera internazionale conferisce all’azienda maggiore credibilità e valore, anche agli occhi degli stake holders, se l’azienda si presenta a questo tipo di appuntamento in maniera adeguata.

Oltre ad individuare con certezza il settore al quale il prodotto e l’azienda si riferiscono e dunque la fiera a cui è opportuno partecipare, il viaggio verso la partecipazione inizia dall’acquisizione di uno spazio espositivo, più o meno grande a seconda delle disponibilità economiche dell’azienda, delle sue necessità, della sua strategia e non da ultimo della possibilità dell’ente fieristico di concedere la tipologia di spazio richiesto. Molti enti fieristici infatti riconfermano alle aziende, di anno in anno, lo stesso spazio e la stessa posizione per cui diventa difficile anche solo “conquistare” un’area espositiva.

Una volta definito lo spazio, inizia il balletto delle piantine per definire la posizione migliore. Tutti gli espositori vorrebbero essere nel padiglione dei grandi marchi o in quelli più visitato, o vorrebbero occupare la posizione che affaccia sui corridoi centrali, quella con maggiore visibilità da ogni angolo del padiglione. Ovvio che non tutti possono occupare quelle posizioni, che sono in numero limitato.

Spesso conviene iniziare accontentandosi di una posizione anche non  ottimale, specie quando di posti liberi ce ne sono davvero pochi, per poi cercare di migliorarla negli anni successivi.

Una volta definita la grandezza dell’area e la posizione, si passa all’allestimento dello stand.

C’è chi sceglie lo stand preallestito, più economico e con meno grattacapi perché è quasi uno stand “chiavi-in-mano” con poche opzioni tra cui scegliere e pochi complementi da includere. E’ una scelta da preferire in diverse circostanze, che lascia, in ogni caso, spazio ad una certa personalizzazione in quanto è possibile completarlo e abbellirlo con roll up, pannelli di comunicazione, espositori da banco o da tavolo.

La maggior parte degli stand delle fiere di un certo livello è però costruita da apposite ditte alle quali è consigliabile rivolgersi con un certo anticipo rispetto alla data di inizio della manifestazione, sia per evitare di dover organizzare tutto all’ultimo minuto, che per riuscire ad essere in tempo con le scadenze prefissate dagli enti fieristici per la presentazione di moduli e documenti tecnici. Alcuni enti infatti applicano delle penali, anche piuttosto esose, nel caso di ritardo nella presentazione di questi documenti.

Immagine di una delle fiere internazionali, generata tramite AI

Rivolgersi ad un allestitore organizzato significa dargli un brief che indichi le proprie esigenze, che specifichi i prodotti che si desidera esporre – può essere anche necessario inviare all’allestitore i prodotti per capirne volumi e dimensioni – e fissare un budget.

Solitamente gli allestitori parlano di importi al metro-quadrato e spesso in queste quote non sono incluse le grafiche di cui, quasi certamente, lo stand avrà bisogno.

Il costo di uno stand allestito in maniera completamente customizzata può andare da una decina di migliaia di euro per un’area espositiva piuttosto piccola fino a cifre molto importanti per stand molto ampi e magari a due piani.

Di pari passo con la definizione del layout dello stand, vanno poi ordinati una serie di servizi messi a disposizione dell’ente fieristico e che non possono essere esplicati da terze parti, quali il noleggio e la messa in opera di strutture americane per gli elementi sospesi al soffitto, forniture elettriche, idriche, di gas, estintori, servizi di pulizie (se non fatte da personale presente nello stand stesso), servizi di guardiania, per fare alcuni esempi.

Per la somministrazione di bevande e/o cibo, fare attenzione a compilare gli appositi moduli e alle responsabilità, così come se ci si vuole intrattenere per un happening dopo l’orario di chiusura della manifestazione: bisogna pagare una quota extra e se l’evento presso lo stand include della musica, non dimenticate di pagare la SIAE.

L’allestitore spesso aiuta il cliente nella compilazione di moduli di natura più tecnica ed è, a sua volta, tenuto a presentare la documentazione per la sicurezza, come il DUVRI, o relativa alla corretta posa in opera di materiali e l’utilizzo di materiali ignifughi.

Parallelamente alla parte burocratica richiesta da parte degli organizzatori della manifestazione fieristica, la macchina organizzativa aziendale, o qualcuno per suo conto, come ad esempio un’agenzia esterna, dovrà occuparsi delle prenotazioni alberghieri o di altro tipo di alloggio.

Oggi le cose si sono semplificate ed i costi ridotti, parzialmente, perché esistono piattaforme online per le prenotazioni e perchè l’offerta nel campo dell’ospitalità è più varia rispetto al passato ma chi prenota un pernottamento in concomitanza con un evento fieristico deve mettere in conto tariffe da peak season o quasi.

Spesso può essere conveniente, sia economicamente che per godere di un maggior relax e di minor traffico nel raggiungere il quartiere fieristico, pernottare un po' fuori zona ma vicino alle principali arterie di traffico o ai servizi di trasporto pubblico.

Se ci si muove in macchina, non bisogna dimenticare di munirsi del pass per il parcheggio, gratuito ma non interno o non assegnato, che di solito viene messo a disposizione nel “pacchetto” di partecipazione alla fiera. Se si preferisce avere la certezza di avere un posto auto interno e assegnato, magari vicino al padiglione dove è ubicato lo stand, bisogna invece acquistarlo.

Prenotazioni consigliate, anche per le cene solo tra i membri del team aziendale, se si vuole evitare di aspettare, affamati e stanchi dopo una giornata di lavoro.

Usufruire dei servizi online per il match con potenziali clienti.

E’ sempre utile attivare ed usufruire di tutti quei servizi online ce, solitamente, vengono resi disponibili dai portali degli enti fieristici. Parliamo di servizi come la creazione del profilo aziendale con prodotti e cataloghi, l’invio di biglietti gratuiti (solitamente una quantità viene inclusa nella quota di partecipazione mentre altri, aggiuntivi, possono essere acquistati ad un prezzo di favore), le piattaforme di incontro con potenziali clienti, che consentono di organizzare un’agenda di incontri in presenza, direttamente presso lo stand o in aree pre-allestite allo scopo.

Anche la preparazione del campionario di prodotti da esporre nello stand va fatta con qualche anticipo, coordinandosi soprattutto con l’allestitore. Considerato il traffico di camion e corrieri che arrivano e partono dal quartiere fieristico, la necessità di prenotare in anticipo slot di consegna e i costi per noleggiare eventuali muletti o carrelli per caricare/scaricare pedane e o cartoni, è infatti consigliabile accordarsi con l’allestitore per fargli trasportare il campionario direttamente allo stand. Se questo non è possibile o se non si usufruisce di un allestitore, bisogna invece organizzarsi in modo da essere certi della consegna del campionario al più tardi il giorno prima dell’inizio della fiera, avendo cura che ci sia qualcuno a riceverlo per evitare smarrimenti che rischierebbero di inficiare la riuscita della fiera.

Presentarsi in fiera con un catalogo, bigliettini da visita per tutti i membri dello staff che presenziano e carta intestata dovrebbe essere il minimo sindacale.

Una cartolina con QR code che rimandi al catalogo o al sito web aziendale, un gadget da lasciare al cliente, accogliere i visitatori con caramelle o cioccolatini o offrire loro qualcosa da bere è sempre un modo per dimostrare cortesia.

A seconda della tipologia di prodotto, far vivere un’esperienza, coccolare il cliente con un pensiero personalizzato, praticare uno sconto-fiera, sono modi per dimostrare attenzione ed essere ricordati oltre il mero rapporto commerciale.

E poi, nel dopo-fiera, è ovviamente importante dare seguito a tutti gli incontri fatti, che saranno stati registrati su appositi moduli, cartacei o online, riepilogando le fasi salienti di ciascuna conversazione per creare valore e personalizzare la comunicazione, trasformando, ci si augura, i lead in clienti.

Il dibattito maggiore oggi dunque non sembra riguardare se partecipare o meno alle fiere quanto la durata di alcune di esse. Per alcuni troppo lunghe, per altri troppo corte.

Per alcuni tanti giorni servono a giustificare e assorbire costi spesso esorbitanti di servizi fieristici, per altri la durata di 2 giorni porta solo gli operatori realmente interessati e dunque ottimizza e massimizza i risultati.

Se la formula matematica e certa relativa alla durata delle fiere non è ancor stata scoperta, i numeri delle prime due manifestazioni importanti che si sono tenute in Italia per due dei settori più vivaci dell’economia, il Marca, sulla marca del distributore e i beni di largo consumo e il Sigep, su gelateria e mondo del caffè, pasticceria e food service parlano di numeri in crescita, sia quanto ad espositori che quanto a visitatori, soprattutto stranieri.